Εγχειρίδιο Χρήσης

17 Sections
197 Lessons
10 Weeks

Expand all sectionsCollapse all sections

1. Πλοήγηση στο Σύστημα
Η πρώτη εντύπωση μετράει – και η πλοήγηση στο SmartSoft PMS είναι σχεδιασμένη για να εντυπωσιάζει. Με ένα καθαρό, φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον και εύκολα προσβάσιμες λειτουργίες, μπορείτε να διαχειριστείτε καθημερινές εργασίες με άνεση και ταχύτητα. Η πλατφόρμα σάς καθοδηγεί έξυπνα μέσα από το βασικό μενού, τις υποενότητες και τις λειτουργίες του ξενοδοχείου, προσφέροντας μια αίσθηση ελέγχου και ευκολίας ήδη από την πρώτη στιγμή. Από τη ρεσεψιόν μέχρι το back office, όλα είναι κυριολεκτικά... ένα κλικ μακριά.
5
2. Κρατήσεις
Η καρδιά της λειτουργίας κάθε ξενοδοχείου χτυπά στις κρατήσεις – και το SmartSoft PMS τις κάνει πιο έξυπνες από ποτέ. Με ένα προηγμένο αλλά εύχρηστο σύστημα καταχώρησης και διαχείρισης κρατήσεων, μπορείτε να εξυπηρετείτε τους επισκέπτες σας σε ελάχιστο χρόνο, χωρίς περιθώριο για λάθη. Ενιαία προβολή όλων των στοιχείων, επιλογές για πολλαπλά δωμάτια, επαναλαμβανόμενες διαμονές και real-time διαθεσιμότητα σας προσφέρουν τον απόλυτο έλεγχο. Το σύστημα κρατήσεων της SmartSoft δεν απλώς καταγράφει — οργανώνει, προτείνει και εξελίσσει τον τρόπο που λειτουργεί το κατάλυμά σας.
10
3. Υποδοχη
Η υποδοχή είναι το πρόσωπο του ξενοδοχείου σας – και με το SmartSoft PMS, γίνεται πιο λειτουργική, ευέλικτη και φιλική από ποτέ. Από την πρώτη στιγμή του check-in έως την αναχώρηση, κάθε διαδικασία πραγματοποιείται με ακρίβεια και ταχύτητα, μειώνοντας την αναμονή και αυξάνοντας την ικανοποίηση των πελατών σας. Η ενότητα Υποδοχής περιλαμβάνει προηγμένα εργαλεία για την άμεση παρακολούθηση αφίξεων, αναχωρήσεων, αλλαγών δωματίων, in-house επισκεπτών και δυναμική διαχείριση κρατήσεων μέσω του Room Rank. Όλα όσα χρειάζεστε για μια ομαλή και επαγγελματική εμπειρία φιλοξενίας, συγκεντρωμένα σε ένα μόνο σημείο.
5
4. Πωλήσεις
Η επιτυχία δεν είναι τυχαία – είναι αποτέλεσμα καλής οργάνωσης και στρατηγικής διαχείρισης. Η ενότητα Πωλήσεις του SmartSoft PMS σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε συνεργασίες, συμβάσεις, προσφορές και ομάδες με ακρίβεια και ευελιξία. Έχετε πλήρη έλεγχο σε κάθε εμπορική σχέση του καταλύματος, με εργαλεία που υποστηρίζουν την οργάνωση, την πρόβλεψη και την αξιολόγηση των πωλήσεων. Αξιοποιήστε προηγμένες λειτουργίες για να ενισχύσετε τη συνεργασία με τουριστικά πρακτορεία, να διαχειριστείτε προγράμματα για ομαδικές κρατήσεις, να ρυθμίσετε προσφορές και τιμολογιακές πολιτικές – και όλα αυτά με λίγα μόνο κλικ.
7
5. Τιμές και Διθεσημότητα
Ο έλεγχος των τιμών και της διαθεσιμότητας είναι η καρδιά της κερδοφορίας κάθε ξενοδοχειακής μονάδας. Με την ενότητα Τιμές και Διαθεσιμότητα του SmartSoft PMS, μπορείτε να προγραμματίζετε, να αναπροσαρμόζετε και να παρακολουθείτε τη στρατηγική τιμολόγησής σας σε πραγματικό χρόνο. Αξιοποιήστε εργαλεία για μαζική ενημέρωση τιμών ανά περίοδο, αντιγραφή ρυθμίσεων μεταξύ ημερομηνιών ή δωματίων, και άμεση οπτική επισκόπηση της πληρότητας και των διαθέσιμων δωματίων. Όλα αυτά μέσα από ένα σύγχρονο και εύχρηστο περιβάλλον που εξοικονομεί χρόνο και μεγιστοποιεί την αποδοτικότητα. Η έξυπνη διαχείριση τιμών δεν είναι πλέον προνόμιο των μεγάλων αλυσίδων – είναι στα χέρια σας.
1
- 5.1
  5.1 Τιμές και ΔιαθεσιμότηταCopy
6. Περιορισμοί
Η ενότητα Περιορισμοί σας επιτρέπει να ορίσετε κανόνες διαθεσιμότητας όπως ελάχιστες ή μέγιστες διανυκτερεύσεις, περιορισμούς check-in/out και περιόδους αποκλεισμού κρατήσεων. Μέσα από το ειδικό εργαλείο ενημέρωσης περιορισμών, μπορείτε να εφαρμόζετε τις ρυθμίσεις σας γρήγορα και μαζικά, διατηρώντας τον πλήρη έλεγχο στην εμπορική σας πολιτική.
1
- 6.1
  6.1 ΠεριορισμοίCopy
7. Αίθουσες
Η ενότητα Αίθουσες σας δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε με ευκολία τις αίθουσες εκδηλώσεων, συναντήσεων ή άλλων χρήσεων του καταλύματός σας. Παρακολουθήστε διαθεσιμότητα, τύπους, διαρρυθμίσεις και κρατήσεις μέσα από ένα απλό και λειτουργικό περιβάλλον. Ιδανικό για ξενοδοχεία με συνεδριακές ανάγκες ή πολλαπλές χρήσεις χώρων.
1
- 7.1
  7.1 ΑίθουσεςCopy
8. Ημ/γιο Δωματίων και Χώρων
Η ενότητα Ημερολόγιο Δωματίων και Χώρων παρέχει μια συνολική επισκόπηση της κατάστασης των δωματίων και των διαθέσιμων χώρων, με δυνατότητα εναλλαγής ανάμεσα σε διαφορετικές προβολές. Μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε κρατήσεις, διαθεσιμότητα, καθαριότητες και λειτουργικές καταστάσεις για κάθε δωμάτιο ή αίθουσα, σε καθημερινή ή εβδομαδιαία βάση. Ιδανικό εργαλείο για τη βελτιστοποίηση της καθημερινής λειτουργίας και τη γρήγορη λήψη αποφάσεων, εξασφαλίζοντας ότι τίποτα δεν περνά απαρατήρητο.
1
- 8.1
  8.1 Ημ/γιο Δωματίων και ΧώρωνCopy
9. Ταμείο
Όλες οι οικονομικές κινήσεις του καταλύματός σας σε ένα σημείο. Από χρεώσεις και πληρωμές μέχρι τιμολόγηση και λογαριασμούς, η ενότητα Ταμείο προσφέρει πλήρη έλεγχο και ευκολία στη διαχείριση.
6
10. Νυχτερινός έλεγχος
Η καθημερινή σας ανασκόπηση. Ο Νυχτερινός Έλεγχος συγκεντρώνει όλες τις κινήσεις της ημέρας και διασφαλίζει την ομαλή μετάβαση στο επόμενο ημερολογιακό 24ωρο, με αυτόματες ενημερώσεις και ελέγχους.
1
- 10.1
  10.1 Νυχτερινός έλεγχοςCopy
11. Mail gateway
Η ενότητα Mail Gateway συγκεντρώνει όλες τις λειτουργίες αποστολής και διαχείρισης email μέσα από το PMS. Από πρότυπα επικοινωνίας έως αποστολή μηνυμάτων και επαφές, όλα οργανώνονται σε ένα εύχρηστο περιβάλλον, διευκολύνοντας την επικοινωνία με συνεργάτες και πελάτες.
4
12. Smartlink
Το Smartlink είναι η γέφυρα σύνδεσης του PMS με τα online κανάλια πωλήσεων. Παρακολουθεί κρατήσεις, διαθεσιμότητα και ενημερώσεις τιμών σε πραγματικό χρόνο, εξασφαλίζοντας ομοιομορφία και ακρίβεια σε κάθε εξωτερική πλατφόρμα.
2
- 12.1
  12.1 ΚρατήσειςCopy
- 12.2
  12.2 ΔιαθεσιμότηταCopy
13. Αναφορές
Η ενότητα Αναφορές προσφέρει πλήρη εικόνα της απόδοσης του καταλύματός σας. Με πλήθος έτοιμων αναφορών για κρατήσεις, πωλήσεις, ταμειακές κινήσεις και στατιστικά, σας βοηθά να λαμβάνετε γρήγορες και τεκμηριωμένες αποφάσεις.
79
14. Παραμετροποίηση
Η ενότητα Παραμετροποίηση είναι ο πυρήνας των ρυθμίσεων του PMS. Εδώ διαμορφώνονται χρήστες, δομή επιχείρησης, οικονομικά στοιχεία, επαφές, προϊόντα και πολιτικές λειτουργίας. Απόλυτη ευελιξία για να προσαρμόσετε το σύστημα στις ανάγκες του καταλύματός σας.
58
15. Ρυθμίσεις
Η ενότητα Ρυθμίσεις συγκεντρώνει όλες τις βασικές επιλογές για τη λειτουργία του συστήματος. Από προεπιλεγμένες τιμές και λειτουργικά πεδία μέχρι διασυνδέσεις, myData, POS και καθαρισμούς, εδώ ρυθμίζετε πώς θα λειτουργεί το PMS στην πράξη.
14
16. Καταγραφές
Η ενότητα Καταγραφές παρακολουθεί όλες τις ενέργειες που γίνονται στο PMS. Προσφέρει ιστορικό αλλαγών και κινήσεων ανά χρήστη ή ενότητα, εξασφαλίζοντας διαφάνεια, έλεγχο και ασφάλεια στη διαχείριση του συστήματος.
1
- 16.1
  16.1 ΚαταγραφέςCopy
17. Πλάνο διαθεσιμότητας
1
- 17.1
  17.1 Πλάνο διαθεσιμότηταςCopy

4.5 ΟμάδεςCopy

Η ενότητα 4.5 Ομάδες του PMS χρησιμοποιείται για την οργάνωση και παρακολούθηση Group κρατήσεων. Εδώ καταχωρούνται, παρακολουθούνται και ελέγχονται οι ομάδες (όπως σχολεία, αθλητικοί σύλλογοι, τουριστικά group, κ.ά.) που έχουν αιτηθεί διαμονή στο κατάλυμα.

Τι περιλαμβάνει η λίστα ομάδων

Η βασική λίστα εμφανίζει:

Περιγραφή: Όνομα ομάδας ή εκδρομής.
Από / Έως: Ημερομηνίες διαμονής της ομάδας.
Τύπος: Π.χ. Group Blocking (ομαδική δέσμευση).
Συνεργάτης: Ο υπεύθυνος συνεργάτης ή οργανισμός.
Status:
Κρατήθηκε
Απορρίφθηκε από το ξενοδοχείο
Απορρίφθηκε από τον πελάτη
Προσωρινή
Ημ/νία Λήξης: Υπενθύμιση για την ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να έχει επιβεβαιωθεί η κράτηση της ομάδας.

Σημαντικό – Πατήστε “Ανανέωση”

Για να φορτωθούν όλες οι υπάρχουσες ομάδες, είναι απαραίτητο να πατήσετε το κουμπί “Ανανέωση” επάνω αριστερά. Αν δεν το κάνετε, η λίστα θα εμφανίζεται κενή.

Επιπλέον λειτουργίες

Global Search: Αναζήτηση ομάδας με βάση το όνομα ή τον συνεργάτη.
Προσθήκη: Καταχώρηση νέας ομάδας με δυνατότητα δέσμευσης συγκεκριμένων ημερομηνιών και δωματίων.
Διαχείριση αιτημάτων: Μέσα από την αναλυτική καρτέλα ομάδας, μπορείτε να τροποποιήσετε δωμάτια, διαμονή, καθεστώς, και να προσθέσετε σχόλια.

Καρτέλα Προσθήκης Ομάδας

Η φόρμα προσθήκης ομάδας είναι το σημείο καταχώρησης όλων των βασικών στοιχείων για group κρατήσεις. Η συμπλήρωση των πεδίων με κόκκινο είναι απαραίτητη ώστε να δημιουργηθεί σωστά η καταχώρηση και να μπορεί να παρακολουθείται η εξέλιξη της κράτησης.

Πεδία φόρμας

Πεδίο	Περιγραφή
Όνομα Group	Ο τίτλος της ομάδας, π.χ. Ακαδημία Ποδοσφαίρου Αθήνας.
Περίοδος	Ημερομηνίες check-in και check-out.
Ημ/νία Λήξης	Ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να ληφθεί οριστική απόφαση/επιβεβαίωση.
Status	Κατάσταση ομάδας: Αίτημα, Προσφορά, Προσωρινή, Απορρίφθηκε απο τον πελάτη, Απορρίφθηκε απο το ξενοδοχείο
Επιχειρηματικός Συνεργάτης	Ο συνεργάτης που δημιούργησε ή συντονίζει την κράτηση.
Τύπος Σύμβασης	Συνήθως: Group Blocking (δέσμευση δωματίων).
Τιμοκατάλογος	Επιλογή του κατάλληλου τιμοκαταλόγου για την κράτηση της ομάδας.
Παρατηρήσεις	Ελεύθερο πεδίο για εσωτερικές σημειώσεις ή ειδικά αιτήματα.

Καρτέλα Δωματίων

Εδώ γίνεται η κατανομή των ζητούμενων δωματίων:

Πεδίο	Περιγραφή
Από / Έως	Πότε θα παραμείνουν τα δωμάτια δεσμευμένα.
Τύπος Δωματίων	Π.χ. Classic 2, Family, Suite κ.ά.
Δωμάτια / Κλίνες	Πλήθος δωματίων και αριθμός κλινών.
Τιμή	Η συμφωνηθείσα τιμή ανά τύπο δωματίου.
Όροι διαμονής	Bed & Breakfast, Half Board κ.λπ.

Κρατημένα δωμάτια

Τα δωμάτια αυτά δεσμεύονται προσωρινώς εώς ότου δημιουργηθει μια κράτηση. Μπορείτε να τη δημιουργήσετε πατώντας δεξί κλικ πάνω στη λίστα των ομαδικών κρατήσεων στην κράτηση που σας ενδιαφέρει. Τα προσωρινά κρατημένα δωμάτια φαίνονται στο “Τιμές και διαθεσιμότητα”, κάτω απο τη λίστα στη κατάσταση των δωματίων.

Release Days / Όροι

Release Days: Καθορίζει πόσες ημέρες πριν την άφιξη θα αποδεσμευτούν αυτόματα τα μη επιβεβαιωμένα δωμάτια.
Όροι: Συγκεκριμένοι όροι συνεργασίας για την ομάδα.

Εγχειριδίου Χρήσης SmartSoft PMSCopy