Όλες οι οικονομικές κινήσεις του καταλύματός σας σε ένα σημείο. Από χρεώσεις και πληρωμές μέχρι τιμολόγηση και λογαριασμούς, η ενότητα Ταμείο προσφέρει πλήρη έλεγχο και ευκολία στη διαχείριση.
Η καρτέλα Ενεργοί Λογαριασμοί αποτελεί το κεντρικό σημείο παρακολούθησης και διαχείρισης όλων των λογαριασμών που είναι ανοιχτοί για πελάτες που διαμένουν ή πρόκειται να χρεωθούν.
Η σελίδα παρουσιάζει κάρτες για κάθε ενεργό λογαριασμό πελάτη, περιλαμβάνοντας:
Με δεξί κλικ ή το εικονίδιο επιλογών σε κάθε κάρτα, ανοίγει μενού ενεργειών:
Αυτή η προβολή είναι χρήσιμη για το ταμείο, τη λογιστική και τους υπεύθυνους υποδοχής, καθώς προσφέρει πλήρη εικόνα της οικονομικής κατάστασης όλων των ενεργών πελατών.
Η φόρμα αυτή αφορά τη δημιουργία ενός πρόχειρου/ανώνυμου λογαριασμού, ο οποίος δεν συνδέεται με συγκεκριμένη κράτηση ή δωμάτιο. Είναι χρήσιμος κυρίως για πελάτες που κάνουν χρήση υπηρεσιών του ξενοδοχείου χωρίς διαμονή.
Προαιρετικό πεδίο
Περιλαμβάνει επιπλέον πληροφορίες όπως
Η δημιουργία Passant λογαριασμών εξυπηρετεί:
Χρησιμοποιείται για τη διόρθωση ή ακύρωση χρεώσεων σε έναν λογαριασμό πελάτη, την επιστροφή χρημάτων, ή την προσθήκη πιστωτικής πληροφορίας.
Με το κουμπί [Συναλλαγή +] ανοίγει ένα drop-down με τις εξής επιλογές:
| Ημερομηνία | Χρεώσεις | Πληρωμές | Υπόλοιπο |
|---|---|---|---|
| (Συμπληρώνεται δυναμικά με κάθε καταχώριση) |
Εδώ καταγράφονται αναλυτικά οι συναλλαγές που προστίθενται πριν την τελική έκδοση του πιστωτικού.
Αυτή η φόρμα αφορά την Έκδοση Ομαδικού Παραστατικού και χρησιμοποιείται για να εκδοθεί ένα κοινό παραστατικό για πολλαπλές κρατήσεις του ίδιου συνεργάτη (Booker).
Σημαντικό: Αν δεν πατηθεί Ανανέωση, δεν εμφανίζονται διαθέσιμες επιλογές για έκδοση.
Η φόρμα Έκδοση λογαριασμού κράτησης χρησιμοποιείται για την έκδοση παραστατικού (π.χ. τιμολογίου ή απόδειξης) για μια συγκεκριμένη κράτηση.
Το όνομα του πελάτη ή του συνεργάτη στον οποίο εκδίδεται το παραστατικό (π.χ. BOOKING.COM).
Μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα αν η κράτηση έχει καταχωρηθεί με λογαριασμό.
Η ημερομηνία που θέλετε να φέρει το παραστατικό. ΠΡΟΕΠΙΛΕΓΕΤΑΙ η τρέχουσα ημερομηνία.
Επιλέγετε τον τύπο παραστατικού (π.χ. Τιμολόγιο, Απόδειξη) και την αντίστοιχη σειρά (αν έχετε πολλαπλές σειρές παραστατικών).
Εδώ εμφανίζονται όλες οι κινήσεις που σχετίζονται με την κράτηση: χρεώσεις, πληρωμές, arrangement, extras.
Μπορείτε να τις επιλέξετε όλες ή συγκεκριμένες για να συμπεριληφθούν στο παραστατικό.
Περιλαμβάνει επιπλέον πληροφορίες και επιλογές σχετικά με τη μορφή, τη γλώσσα και τον τρόπο εμφάνισης του παραστατικού.
⚠️ Σημαντικό: Πρέπει να επιλεγούν τουλάχιστον μία χρέωση και ένας τύπος παραστατικού, και το υπόλοιπο να είναι μηδέν για να επιτραπεί η έκδοση.
Η προβολή περιλαμβάνει δύο καρτέλες:
Σε αυτή την καρτέλα παρουσιάζονται αναλυτικά όλες οι επιμέρους οικονομικές ενέργειες που σχετίζονται με τον λογαριασμό, όπως:
Η φόρμα “Προσθήκη Χρέωσης” αποτελεί βασικό εργαλείο καταχώρησης οικονομικών συναλλαγών στο PMS και χρησιμοποιείται για να καταγράψουμε χρεώσεις σε έναν ενεργό λογαριασμό (είτε πελάτη είτε εταιρικό). Παρακάτω σου παρουσιάζω αναλυτικά όλα τα πεδία και τις χρήσεις τους:
Η ημερομηνία που πραγματοποιείται η καταγραφή της χρέωσης.
👉 Συνήθως είναι η τρέχουσα ημέρα, αλλά μπορεί να προσαρμοστεί.
Επιλογές:
Αν είναι επιλεγμένο, τότε η χρέωση συνδέεται με υπηρεσία POS και περνάει στο δωμάτιο.
Αφορά το λειτουργικό τμήμα του ξενοδοχείου (π.χ. Reception, Εστιατόριο, Bar).
Ορίζει τη φύση της χρέωσης (π.χ. Bar Service, Πρωινό, Minibar, Room Charge).
Οικονομικός κωδικός που αντιστοιχεί στο είδος της χρέωσης για τη λογιστική παρακολούθηση.
Πεδία για προσδιορισμό:
Ανάλυση σε:
Αν συμπληρωθεί το μικτό, τα υπόλοιπα πεδία υπολογίζονται αυτόματα (αν υπάρχει σύνδεση κανόνων στο σύστημα).
Προσθέτεις οποιαδήποτε εσωτερική σημείωση σχετικά με τη χρέωση.
Επιλογή για επαναλαμβανόμενη χρέωση (π.χ. ημερήσια χρέωση για multi-day διαμονή).
Αποθηκεύει τη χρέωση και την προσθέτει στον επιλεγμένο λογαριασμό.
Η φόρμα “Προσθήκη Σύνθετης Χρέωσης” στο PMS χρησιμοποιείται για την καταχώριση πολλαπλών χρεώσεων ταυτόχρονα που σχετίζονται με διαφορετικούς λογαριασμούς εσόδων ή είδη υπηρεσιών. Είναι μια πολύ χρήσιμη επιλογή για χρεώσεις όπως πακέτα υπηρεσιών, διαμονή + γεύματα, σεμινάρια + αίθουσες κ.λπ.
Όπως και στην απλή χρέωση:
Διοικητικό ή λειτουργικό τμήμα στο οποίο ανήκει η χρέωση (π.χ. Restaurant, Spa, Conference Hall).
Ημερομηνία καταχώρισης της συναλλαγής. Προεπιλεγμένη είναι η τρέχουσα.
Ο τύπος της παρεχόμενης υπηρεσίας ή προϊόντος (π.χ. “Lunch”, “SPA Package”, “Room Service”).
✔️ Επιλέγεται αν η χρέωση προέρχεται από POS και πρέπει να μεταφερθεί στον λογαριασμό του πελάτη.
Αφορά την τιμολόγηση:
Ελεύθερο πεδίο για να καταγραφούν παρατηρήσεις σχετικά με τη χρέωση.
Σε αυτή την ενότητα προστίθενται πολλαπλές γραμμές χρέωσης, με ξεχωριστά στοιχεία:
👉 Οι τιμές υπολογίζονται αυτόματα εφόσον υπάρχει ρύθμιση στο PMS.
Μόλις ολοκληρωθεί η καταχώριση όλων των γραμμών:
Αυτή η φόρμα χρησιμοποιείται για την εισαγωγή ή έκδοση μιας έκπτωσης σε υπάρχον λογαριασμό. Είναι ουσιαστικά μια μορφή αντιλογισμού (credit)
Αυτή η φόρμα εξυπηρετεί την έκδοση και καταγραφή έκπτωσης στον πελάτη είτε για λόγους συμφωνίας, προβλήματος, προωθητικής ενέργειας ή λογιστικής τακτοποίησης.
Αυτή η φόρμα χρησιμοποιείται για την καταχώρηση πληρωμής από πελάτη ή συνεργάτη, ώστε να γίνει η λογιστική εξόφληση ενός χρεωστικού υπολοίπου ή η τήρηση του ταμείου.
Τύπος Παραστατικού
Επιλογή τύπου εγγράφου, π.χ.:
Σειρά
Η αριθμητική/αλφαβητική σειρά του παραστατικού (π.χ. A, B κλπ).
Αρίθμηση Παραστατικού & Ημερομηνία
Μπορεί να συμπληρωθεί χειροκίνητα ή να προταθεί αυτόματα με βάση το σύστημα.
Έκδοση απόδειξης σε
Το όνομα του πελάτη ή συνεργάτη στον οποίο καταχωρείται η πληρωμή. Αντλείται από υπάρχον λογαριασμό.
Τρόπος Πληρωμής
Επιλογή όπως:
Ποσό
Το ποσό της πληρωμής. Καταχωρείται αριθμητικά.
Σχόλια
Προαιρετικό πεδίο για εσωτερικές σημειώσεις (π.χ. “Κατάθεση προκαταβολής”).
Η φόρμα αυτή εξυπηρετεί την προσθήκη ή επιβεβαίωση πληρωμής στο PMS, καλύπτοντας όλες τις περιπτώσεις ταμειακών ροών που σχετίζονται με κρατήσεις, συμφωνίες ή εξόφληση τιμολογίων.
Η φόρμα Προσθήκη Επιστροφής Χρημάτων που βλέπουμε στην εικόνα χρησιμοποιείται για την καταγραφή και την έκδοση παραστατικών επιστροφής ποσού σε πελάτη, στο πλαίσιο διαχείρισης οικονομικών συναλλαγών του PMS. Αναλυτικά τα πεδία της:
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Τύπος Παραστατικού | Επιλογή τύπου εγγράφου, π.χ. Refund Voucher. |
| Σειρά | Σειρά τιμολόγησης (π.χ. Α, Β…). |
| Αρίθμηση Παραστατικού / Ημερομηνία | Καθορισμός αριθμού και ημερομηνίας έκδοσης. |
| Έκδοση απόδειξης σε | Όνομα του προσώπου/εταιρείας που λαμβάνει την επιστροφή. |
| Τρόπος πληρωμής | Μέθοδος επιστροφής, π.χ. Μετρητά, Πιστωτική Κάρτα, Κατάθεση. |
| Ποσό | Ποσό που επιστρέφεται στον πελάτη. |
| Σχόλια | Προαιρετικά σχόλια για εσωτερική χρήση ή επεξηγήσεις. |
Are you interested in discussing my work or a challenge you’re facing? Leave your details and I’ll get back to you
